Schön schnell und schön einfach ist er, der elektronische Briefwechsel, dennoch sollten einige Dinge beim Verfassen einer E-Mail beachtet werden. Hier erklären wir euch die wichtigsten Regeln beim Schreiben von E-Mails.

Höflichkeit

Eine freundliche Anrede und eine nette Grußformel sollten in keiner E-Mail fehlen. Ihr könnt dabei aber ruhig von der Standard-Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“ abweichen: Herzliche Grüße, Schöne Grüße oder Viele Grüße sind auch völlig in Ordnung. Ein „Hallo Herr Müller“ oder ein „Guten Tag Frau Meyer“ ist ebenfalls okay und ist auch im geschäftlichen Bereich eine nette Abwechslung – vorausgesetzt, man ist mit dem Empfänger vertraut. Beim ersten E-Mail-Kontakt mit einer Person, die man nicht persönlich kennt, ist eine solche Anrede nicht angebracht, da solltet ihr weiterhin „Sehr geehrte(r) Herr / Frau + Name“ verwenden, bzw. sind euch die Namen nicht bekannt „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Lange E-Mails vermeiden

E-Mails werden üblicherweise als schnelles Kommunikationsmittel genutzt. Daher solltet ihr keine Romane schreiben, lieber kurze und prägnante Sätze. Schwierige oder umfangreiche Sachverhalte lassen sich immer noch am besten und am schnellsten in einem direkten Gespräch klären. Wenn die Nachricht doch einmal etwas länger ausfällt, solltet ihr den Text in kurze Absätze gliedern, denn Absätze erhöhen die Übersichtlichkeit und somit die Leserlichkeit.

Ein prägnanter Betreff

Ein aussagefähiger Betreff, der eindeutig auf den Inhalt der E-Mail deutet, ist nicht nur bei geschäftlichen E-Mails unerlässlich. Zum einen wird euer Empfänger einen eindeutigen Betreff zu schätzen wissen, wenn er sehr viele E-Mails pro Tag bekommt, und sofort beim Blick auf den Betreff weiß, um was es geht, zum anderen erleichtert dies dem Empfänger, eine einmal abgelegte Mail schnell wiederzufinden. Ergänzt den Betreff-Text, wenn ihr in der Antwort ein neues Thema behandelt und der alte Betreff somit nicht mehr stimmt. Die Betreffzeile sollte jedoch nicht zu lang sein.

Verwendung von CC und BCC

Sendet E-Mails nur dann zur Kenntnis (CC) wenn die Nachricht für den Empfänger tatsächlich von Interesse ist. Denn gerade im geschäftlichen Bereich, können bei den vielen E-Mails, die man täglich bearbeiten muss, unnötige E-Mails sehr stören. Das gleiche gilt für die Funktion „Allen antworten“. Auch diese sollte mit Bedacht gewählt werden. Bei einem Massenversand solltet ihr die E-Mail-Adressen unbedingt in das Feld BCC einsetzen, ansonsten sind die Adressen für alle Empfänger ersichtlich. Niemanden freut es besonders, wenn seine E-Mail-Adresse in Massen-Mails auftaucht, aus denen andere dann Rückschlüsse auf private oder geschäftliche Kontakte schließen können.

Signatur

Eine Signatur am Ende einer E-Mail gehört heute zum Standard – vor allem im Geschäftsbereich. In die Signatur gehören Daten wie Name, Adresse, Telefon- und Fax-Nummer. So hat der Empfänger immer mehrere Möglichkeiten, mit euch in Kontakt zu treten und muss sich beispielsweise die Telefonnummer nicht erst mühsam irgendwo heraussuchen. Auch Angaben zum Unternehmen und die URL der eigenen Web-Seite sind üblich und sinnvoll. Eine Signatur wird vom Text der E-Mail mit einer Leerzeile und zwei Bindestrichen getrennt.

Korrekte Rechtschreibung und Grammatik

Bevor ihr eine E-Mail absendet, lest diese noch einmal sorgfältig durch und vermeidet so unnötige Rechtschreib- oder Grammatikfehler. Auch die Groß- und Kleinschreibung sollte aus Lesbarkeitsgründen beibehalten werden. Zudem solltet ihr drauf achten, ob ihr die richtigen Empfänger-Adressen gewählt habt und ob euer Stil bzw. eure Wortwahl angemessen ist.

Hier weitere Tipps, die ihr beim Verfassen einer E-Mail berücksichtigen solltet:

Netikette.info: Leitfaden zum Verfassen von E-Mails und zum Verhalten im Internet

netplanet.org: Netiquette in E-Mails

kasper-online.de: Ein (nicht ganz ernst gemeinter) Ratgeber zum Thema: Wie kann ich mit elektronischer Post am besten meine Mitmenschen ärgern?